meetagree – Gruppentermine in Sekunden koordinieren

Ausgangslage

Leider sehen viele Unternehmen die Chancen, welche die Digitalisierung mit sich bringt, erst viel zu spät oder gar nicht. Auch im Bereich der betriebsinternen sowie externen Terminkoordination geht immer noch viel zu viel Zeit verloren, da die Terminplanung über die altvertrauten Kommunikationsmittel wie das Telefon, E-Mail oder Desktop-Kalender erfolgt.

Laut einer internationalen Doodle-Studie zur Terminkoordination werden durchschnittlich neun Meetings mit sieben Teilnehmern pro Woche in knapp fünf Stunden vereinbart.

Des Weiteren gibt knapp ein Viertel der Arbeitnehmer an, dass sie wöchentlich bis zu sieben Stunden oder mehr mit der Terminkoordination beschäftigt sind (Doodle, online).

Problemstellung der herkömmlichen Terminkoordination

Die manuelle Terminkoordination mit Mitarbeitenden, Firmen-Partner oder Kunden ist sehr mühsam und kann zeitaufwändig sein. Die meisten Termine werden hauptsächlich immer noch über alternative Kanäle wie beispielsweise das Telefon oder E-Mail miteinander geplant und vereinbart.

Ein weiteres Problem einer nicht automatisierten Terminkoordination ist, dass die geführten Kalender der einzelnen Personen nur bedingt oder gar nicht für andere zugänglich sind. Das vollkommen automatisierte Vergleichen von freien Terminslots in den einzelnen Kalendern ist somit praktisch nicht möglich. Outlook besitzt zwar eine Ressourcenplanung, welche die verfügbaren Zeitbereiche der Mitarbeitenden zeigt, jedoch nur innerhalb der gleichen Domäne verfügbar ist. Da die Kalender vor allem in der Geschäftswelt stets aktuell gehalten werden, wäre eine Kalenderfreigabe mit anonymisierten Terminblockern eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung bei der Terminfindung sowie der Suche nach passenden Verfügbarkeiten.

IST-Prozess der Terminkoordination

Die Lösung heisst „meetagree“

meetagree ist der einfachste und klügste Terminfindungsassistent der Welt und übernimmt die komplette Terminkoordination, egal ob mit 2 oder 100 Personen – vollkommen automatisiert und innert Sekunden.

Der Schnittmengen-Algorithmus von meetagree macht nichts Weiteres, als bei allen Personen nach Verfügbarkeiten in den verknüpften Kalendern zu suchen. Sobald gemeinsame Verfügbarkeiten gefunden wurden, werden diese als Vorschläge im App aufgelistet. Danach können die eingeladenen Personen die Terminvorschläge zu- oder absagen. Falls alle Personen jeden Terminvorschlag trotz Verfügbarkeiten ablehnen, informiert das System den Terminersteller, dass kein passender Termin gefunden wurde und generiert neue Terminvorschläge. Dieser Prozess geschieht vollkommen automatisiert und wird solange ausgeführt, bis die angegebene Mindest-Zusagerate erreicht wurde (Beispiel: Mindest-Zusagerate ist drei von fünf Personen).

Beispiel: 

Person X möchte mit Person Y und Z einen Termin vereinbaren. Dafür definiert er seine Termin-Präferenzen wie folgt:

Termindauer: 1h

Der Termin soll übermorgen mit allen Personen zwischen 07:00 Uhr und 19:00 Uhr stattfinden.

Das System hat nun alle Verfügbarkeiten von allen Personen analysiert und erstellt eine Schnittmenge. Diese Schnittmenge wird als Terminvorschlag für den Terminersteller generiert. Nachdem der Terminersteller X die zwei Terminvorschläge an die Person Y und Z verschickt hat, können diese die erhaltenen Terminvorschläge durch einfaches Swipen zu- oder absagen (Tinder-Style).

Terminvorschläge, welche mit Hilfe einer Schnittmenge generiert wurden, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Personen den vorgeschlagenen Termin akzeptieren. Ziel dieses Prozesses ist es, die Terminkoordination zwischen mehreren Personen um ein Vielfaches zu beschleunigen.

Innovativer meetagree-Prozess

Erste Test-Studie über meetagree

Der herkömmliche Terminkoordinations-Prozess mit zwei Personen via E-Mail dauerte insgesamt 8 Minuten, während die meetagree-App nur knapp 2 Minuten benötigte. Somit ist der neue Prozess mit Hilfe der App um sage und schreibe 4-mal schneller als der herkömmliche Terminkoordinations-Prozess.

Beim zweiten Szenario benötigte der manuelle Prozess für die Terminkoordination mit vier Personen insgesamt 16 Minuten. Mit Hilfe der meetagree-App konnte der Termin zwischen vier Personen in weniger als 5 Minuten koordiniert werden. Somit ist der Prozess mit der App um 3,2-mal schneller als der herkömmliche Terminkoordinations-Prozess.

Grund für die deutliche Beschleunigung des Terminkoordination-Prozesses liegt bei der automatisierten Verfügbarkeits-Überprüfung aller Kalender. Da alle Teilnehmer den Kalender mit meetagree synchronisiert haben, können spezifische Terminvorschläge gemacht werden, die sich in der Schnittmenge der eingeladenen Personen befinden. Dies erhöht, wie schon oben beschrieben, die Wahrscheinlichkeit einer Terminzusage um ein Vielfaches. Des Weiteren erfolgt die Terminkoordination automatisiert, schnell und einfach via App. Mühsames und zeitaufwändiges hin und her Mailen ist somit Geschichte.

App Impressionen und nützliche Links

Quellen:

Doodle. Steinzeit am Arbeitsplatz weiterhin enormer Zeitaufwand in Unternehmen. Aufgerufen am 18.03.2018 von https://de.blog.doodle.com/steinzeit-am-arbeitsplatz-weiterhin-enormer-zeitaufwand-fur-terminplanung-in-unternehmen/ 

Wirtschaftsmagazin. Erfolg durch Innovation, Disziplin und das Eingehen von Wagnissen. Abgerufen am 05.03.2018 von http://www.wirtschaftsmagazin.ch/wirtschaftsmagazin/Artikel/2015/Jahrbuch_2016/herzog.php 

meetagree. https://www.meetagree.com

 

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