Events mit Wartelisten erstellen

Stühle im Hintergrund Titel Events Wartelisten

In unserem neuen Release im Mai 2019 konnten wir das Event-Feature mit neuen Funktionen ausstatten! Im folgenden kannst du die neusten Funktionen, wie Wartelisten und wiederkehrende Zeitfenster entdecken und gleich lernen, wie du sie richtig verwendest.

Events mit Wartelisten

Neu ist es möglich deinen Events eine Warteliste hinzuzufügen. Du kannst bei der Erfassung eines Events wie bisher eingeben, für wie viele Personen ein Zeitfenster buchbar ist. Weiter kannst du neu die Wartelistefunktion aktivieren.

Einstellungen um Wartelisten bei Events zu aktivieren

Kunden können sich somit für einen Event anmelden, obwohl die maximale Teilnehmerzahl erreicht wurde. Natürlich werden deine Kunden im Buchungsprozess darauf hingewiesen, dass der Event ausgebucht ist, es aber noch freie Plätze in der Warteliste hat. Sobald der Kunde sich für einen solches Zeitfenster entscheidet und bucht, bekommt er im Anschluss eine E-Mail mit dem Hinweis, dass er oder sie erfolgreich in der Warteliste hinzugefügt worden ist. Falls sich nun ein Kunde für dieses Zeitfenster abmeldet, rutscht der erste Teilnehmer in der Liste nach und wird benachrichtigt, dass die Teilnahme definitiv ist.

Buchungsprozess für Kunde bei Events mit Warteliste

Somit entgehen dir weniger Kunden, welche nur zu einem ausgebuchten Zeitfenster Zeit haben und dein Event wird optimal ausgelastet.

Einstellungen manuelle Überbuchung bei Wartelisten von EventsWeiter kannst du Kunden manuell einbuchen. Beim Hinzufügen kannst du neu die Warteliste berücksichtigen oder auch nicht. Falls die Einstellung auf „Ja“ ist, wird dein Kunde automatisch in die freien Plätze eingebucht oder auf die Warteliste gestellt, falls keine freien Plätze verfügbar sind. Bei der Einstellung auf „Nein“ kannst du manuell eine Überbuchung erzwingen. Sprich, du kannst einen Kunden in die freien Plätze einbuchen, obwohl die Limite bereits erreicht wurde.

Übersicht aller Events und Zeitfenster

Neu ist es möglich deine Events und Zeitfenster auf einen Blick anzuzeigen. Unter „Events/Kurse“ > „Anmeldungen“ siehst du die Auslastung deiner Events und dessen Zeitfenster. Die neue Funktion der Warteliste wird gleich mit angezeigt. Gleichzeitig werden dir die verfügbaren Plätze der jeweiligen Liste und die Namen der eingetragenen Teilnehmer angezeigt.

Zeitfensteransicht mit Warteliste

Im oberen Abschnitt haben wir dir gezeigt, wie du manuell einen Event überbuchen kannst. In der Anmeldungsübersicht sieht dies wie folgt aus:

Zeitfensteransicht mit überbuchtem Fenster und Warteliste in Event

Wiederkehrende Zeitfenster für Kurse

Unter diesem komischen Namen verbirgt sich eine ganz einfache und praktische Funktion. Falls du Events oder Kurse veranstaltest, welche sich wiederholen, kannst du diese in einem Schritt alle auf einmal erstellen. Ein Beispiel: Jeden Donnerstag Morgen machst du in deinem Beautystudio zwei Kurse à 2h für 4 TeilnehmerInnen zum Thema Haut- und Nagelpflege. Damit du nicht für jeden Donnerstag für das ganze Jahr einzelne Events erstellen musst, kannst du das wiederkehrende Zeitfenster nutzen. Erstelle dafür einmalig einen Event für den Donnerstagmorgen und speichere diesen. Anschliessend gehst du in der Event-Verwaltung auf den eben erstellten Event und klickst auf „bearbeiten“.  Im unteren Abschnitt des Events gelangst du auf die Übersicht der Zeitfenster. Klicke auf den Button „Wiederkehrendes Zeitfenster erstellen“. Nun erfasst du ein Zeitfenster mit den bereits bekannten Angaben und richtest zusätzlich den wiederkehrenden Wochentag ein:

wiederkehrendes Zeitfenster für Events auf Montag eingestellt

Sobald du auf „Speichern“ klickst, werden die Zeitfenster erstellt und in der Übersicht sieht dies so aus:

Übersicht wiederkehrendes Zeitfenster Events

Redesign Eventliste für den Kunden

Deine Kunden sehen deine Events in einem neuen Design. Sie sind nun übersichtlicher, nebeneinander geordnet und dein Kunde kann sich leicht einen Überblick über dein Angebot machen.

Gratuliere! Du kennst nun alle neuen Funktionen zu den Events! Wende diese gleich in deinem Calenso Account an!

Lies in unserem Blog über weitere neue Funktionen, wie die Ressourcenerfassung, die es mit dem Release 2019 gegeben hat!

Gisi

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